Creëer overzicht in je (lege) mailbox

Ik houd van mails beantwoorden én van lege mailboxen. Een lege inbox zorgt voor een rustig hoofd en focus op wat ik moet én wil doen. Niets werkt voor mij frustrerender dan continu een hele rij e-mails te zien staan. Maar hoe doe je dat, zo’n lege mailbox creëren?

Zodra je met een kop koffie bent geïnstalleerd achter je laptop, open je de mailbox(en). Wat zit erin? Wat moet er gedaan worden?
E-mails die niet meer dan 2 minuten van je tijd kosten, handel je meteen af. Dan is het maar weer klaar. Mails die meer tijd kosten, laat je nog even staan.
Als je het totaalbeeld van de werkzaamheden voor die dag compleet heb, ga je aan de slag met dat wat de hoogste prioriteit heeft of start met de eerst binnengekomen e-mail en handel deze af.

Sommige mailboxen puilen uit van de archiefmappen. Dit leidt regelmatig tot onduidelijkheid. Want in welke archiefmap hoort de afgehandelde e-mail nu precies thuis? Soms zijn er meerdere mogelijkheden.
Mijn tip: gebruik 2 submappen: Lopend en Archief. Alles wat klaar is, gaat naar Archief. Verzonden e-mails waar je nog een reactie op wilt hebben, versleep je naar Lopend. Zoek je een e-mail? Dan weet je zeker dat ze in slechts 3 mappen kunnen staan: Postvak In, Lopend of Archief.

Als de samenwerking het nodig acht, zoals bijvoorbeeld wanneer je met meerdere personen één mailbox beheert, kun je gebruik maken van ‘vlaggetjes’ of ‘markeringen’. Op die manier kun je werk verdelen waarbij het duidelijk is wie welke e-mail dient af te handelen.
Ben je net zo dol als ik op lege mailboxen, dan loont het om naast de submappen Lopend en Archief ook submappen voor de verschillende personen aan te maken, zoals TO DO Ursula en TO DO Pietje.

Ik wens je veel plezier van je overzichtelijke inbox! Heb je nog een beetje extra hulp of advies nodig dan help ik je graag op weg. Je kunt heel gemakkelijk een afspraak inplannen in mijn agenda voor een één op één moment.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *